Huippumalli haussa

30.8.2012, 09:00 in Ajanhallinta, Asiakirja- ja esitysmallit, Esitykset ja esittäminen, Tekstinkäsittely, Tietotyö by Tuula Virtanen

Kun dokumentoit töissä Wordillä, esität PowerPointilla tai taulukoit ja visualisoit Excelillä, olet onnellisemmassa asemassa kuin reilut viisi vuotta sitten. Nykyisillä Office-ominaisuuksilla on mahdollista keskittyä oleelliseen, eli sisältöön. Näyttäväkin ulkoasu tulee käyttöön helposti organisaatiosi mallipohjien toiminnoilla.

Hyvä malliratkaisu näyttäytyy eri henkilöille eri tavalla. Tässä muutama vinkki ajansäästöön ja brändin vartioimiseen tietotyöläiselle, viestinnän edustajalle sekä ulkoasun suunnittelevalle mainostoimistolle.

Sisältö on kauneinta (vinkit jokaiselle tietotyöläiselle)

  1. Kun hyödynnät organisaatiosi Office-malleja ja niiden toimintoja, säästät aikaasi. Bonuksena tuotoksesi ulkoasusta tulee ammattimainen ja yhtenäinen.
  2. Älä aloita uutta asiakirjaa vanhan pohjalta. Taustalle voi jäädä vääriä metatietoja ja ulkoasukin saattaa olla jo vuosia vanha. Jos organisaatiollasi ei ole malleja tai niiden toiminnot eivät ole riittävät, älä lähde sooloilemaan vaan anna palautetta.
  3. Päästä irti ajatuksesta, että jokainen tuottamasi sivu tai dia vaatii taiteellista kosketustasi. Keskity mieluummin sisältöön, sitä ei voi mikään ohjelma tuottaa.

Sujuva mallikävely (vinkkejä viestinnälle)

  1. Varmista, että organisaatiosi mallit ovat teknisesti hyvin toteutettuja ja niin helppokäyttöisiä, että käyttäjä säästää omaa aikaansa hyödyntämällä niitä. Tällä tavalla mallit jalkautuvat oikeasti arkityöhön.
  2. Varmista, että suunniteltu ulkoasu voidaan todella toteuttaa Office-ohjelmien ominaisuuksilla. Näyttävä suunnitelma on arvoton, jos käyttäjältä vaaditaan monimutkaisia manuaalisia työvaiheita.
  3. Huolehdi yhdessä organisaatiosi IT-palveluiden kanssa siitä, että mallit löytyvät helposti suoraan Office-ohjelmista tai esim. SharePointista käsin. Huomioi myös matkakäyttö. Suurin syy vääränlaisiin Office-asiakirjoihin on se, että malleja ei löydy tai että niiden käyttöönottaminen vaatii käyttäjältä erityistä aktiivisuutta.

Huippumallin strategiset mitat (vinkkejä mainostoimistolle)

  1. Määritä kaavioita varten 6 kpl värejä. Esittele Office-malleissa käytettävät värit asiakkaallesi alusta asti RGB-väreissä, jotta hyväksytyt värit olisivat samat kuin toteutus Office-ohjelmissa tulee olemaan.
  2. Vaikka asiakkaallasi olisikin käytössä ostettu erikoisfontti painotuotteissa, suosittele Office-malleihin lähinnä vastaavaa perusfonttia, joka löytyy kaikkien koneilta.
  3. Luovan työn tekijälle on luontevaa suunnitella mallien ulkoasu esim. InDesignilla. Tunne silti Office-ohjelmia riittävästi, jotta jokaiselle suunnittelemallesi yksityiskohdalle löytyisi järkevä vastine Office-mallien toiminnoista.