Kolme syytä inhota Exceliä?

13.4.2017, 19:30 in Taulukkolaskenta, Työelämätaidot by Antti Kivivalli

Inhoatko Exceliä? Ei se mitään, et ole ainoa. Excel on yhtä aikaa sekä yksi käytetyimmistä ohjelmista ja yksi niistä, joista on tullut lähes kirosanoja.

Ohjelmiston inhoaminen ei varsinaisesti loukkaa ketään, mutta kun kyse on todellakin yleisesti käytetystä työvälineestä, voi sen inhoaminen olla melkoinen rasite ainakin itselle.

Voisiko asialle tehdä jotain?

Aika selvää lienee, että Exceliäkin pitää osata käyttää. Eikä se oikeastaan ole mitenkään vaikea perusidealtaan – laitetaan tietoja ruudukkoon ja käsitellään niitä, mutta totta on, että Excelin kanssa tulee tietynlaisia tilanteita.

EnsinnäkiExcelPäiväysn ihan perustoiminnoissa, eli tietojen kirjoittamisessa Excel-taulukon ruudukkoon se ”käyttäytyy” tietyllä tavalla. Jos esimerkiksi kirjoittaa desimaalipilkun paikalle pisteen, voi luvusta tulla yhtäkkiä päivämäärä ja sitten se ei enää suostukaan poistumaan.

Kyllä. Excelissä on kaikenlaista pientä automatiikkaa. Sellainen on oikein kätevää, kun se tekee automaattisesti asioita, joita olisimme muutenkin tehneet, mutta jos automatiikka tekee jotain muuta kuin käyttäjä haluaa, pitää sen kanssa osata toimia. Vaikka automaattiset toiminnot ovat jopa lisääntyneet viime vuosina, ei tilanteita ja periaatteita ole kovin monta erilaista.

ExcelKaava

Toiseksi Excelillä voi tehdä paljon kaikenlaista. Soluihin voi tehdä kaavoja, jotka laskevat tai hakevat tietoja. Listoja eli luetteloita voi muuntaa taulukoiksi ja niistä voi tehdä vaikka pivot-yhteenvetoja.

Kaikkia Excelin toimintoja ei tarvitse osata, että sitä voisi käyttää ilman tuskaa, mutta kyllä aivan varmasti käyttö on mukavampaa, kun on edes jonkinlainen käsitys, miten eri asiat toimivat.

Excel-kouluttajana en oikeastaan koulutuksissa tapaa ihmisiä, jotka sanoisivat tai tunnustaisivat inhoavansa Exceliä, mutta olen satoja kertoja kuullut ”ai siitäkö se johtuu”, ”no olen kyllä ihmetellyt” -tyylisiä kommentteja. Ymmärtäminen poistaa usein negatiivisia tunteita, jotka syntyvät epävarmuudesta.

Excelpivot

Kolmas syy inhoamiseen voisi olla se, että koska Exceliä ei aina tunneta hyvin, sitä saatetaan käyttää oudolla, hankalalla tavalla. Tämä ei yleensä ole pelkästään käyttäjän itsensä ratkaistavissa oleva asia. Voi olla, että yrityksen Excel-käytännöt ovat syntyneet jo 90-luvulla, eikä niiden uudistamiseen ole katsottu olevan syytä.

Hyvä Excelin käyttökokemus tietenkin perustuu siihen, että sitä käytetään oikeaan tarkoitukseen ja oikealla tavalla.

Jos käytät Exceliä työssäsi tai sinun pitäisi käyttää, todellakin suosittelen perusasioiden opettelemista, niin elämä on paljon helpompaa. Inhota saa edelleenkin ja kouluttajallekin sen saa sanoa.