Nappaa aikavarkaat

15.11.2016, 10:49 in Ajanhallinta, Esitykset ja esittäminen, Osaaminen, Tietotyö, Viestintävälineet, Vinkit by Pauliina

Tiedämme hyvin miten toimivassa palaverissa tulisi toimia, mutta yhä useammin kuulen kuinka käytännössä asiat eivät ole näin. Palavereihin ei valmistauduta, tullaan myöhässä paikalle ja usein ei edes tiedetä miksi palaveri on olemassa.

Tuottavuudesta keskustellaan paljon eri kanavissa ja etsitään isoja keinoja sen lisäämiseen. Kuitenkin käytännössä pienet arjen muutokset tuovat heti tuottavuutta sekä mielekkyyttä työn tekemiseen. Usein vedotaan kiireeseen kun ei ole ehditty valmistautua, mutta silloin yhden hengen ajankäyttö haasteet aiheuittavat muille haasteita sekä turhautumista.Turhautuminen ja muut negatiiviset tunteet vähentävät työn mielekkyyttä sekä vaikuttavat pidempiaikaisesti, kuin sen yhden tunnin palaverin ajan. Tämän kautta työn tuottavuus laskee ja henkilö kokee turhautumista yleisemmin.

Palavereiden aikavarkaat turhauttavat muut osallistujat.

Palavereiden aikavarkaat turhauttavat muut osallistujat.

Onko teidän organisaatiossa yhdessä sovittu palavereiden pelisäännöt ja näihin yhteisesti sitouduttu? Pelisäännöt voivat olla olemassa, mutta niitä ei aktiivisesti käytetä ja vaadita niiden mukaista toimintaa. Jokaisella on oikeus vaatia, että yhteisiin toimintatapoihin sitoudutaan. Esimerkin voima on monessa asiassa suuri, niin myös tässä. Positiiviset kokemukset leviävät ja näin tuottavuus sekä työn mielekkyys nousevat.

Käytännönvinkkinä voin kertoa, että selkeä agenda vastuuhenkilöineen ihan jokaiseen palaveriin terävöittää tekemistä oleellisesti. Lisäksi jokainen opettelee kerran kunnolla käyttämään eri kokoustekniikoita. On sitten kyseessä neuvottelutilan näytön, tykin käyttö tai etäkokousteknologian käyttö. Ensimmäinen 15 minuuttia ei saa mennä kaikilta osallistujilta tekniikan ihmettelyyn.

Palaverit voivat olla rikkaita, innovatiivisia ja päätöksiä tekeviä, kun ollaan valmistauduttu ja toimitaan yhdessä!